จากบทความ “Input Management ประตูสู่คลังเก็บ Content” ได้กล่าวถึง Input Management คืออะไรไปแล้ว ในบทความนี้จะมาให้ข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับ มีอะไรที่เรียกว่าเป็น Input สำหรับนำเข้าไปเก็บใน Content Server ผ่านทาง Input Management ได้บ้าง
Paper
แน่นอนเลยว่าการดำเงินงานบริษัทส่วนใหญ่ใช้กระดาษเป็นหลัก ทั้งเอกสารภายในและได้รับจากบริษัทภายนอก ยิ่งบริษัทใหญ่แล้วในแต่ละวันจะใช้งานเอกสารกระดาษนี้เป็นจำนวนมาก ดังนั้น Software Input Management ส่วนใหญ่จะมีความสามารถในการสแกนเอกสาร ก่อนหน้านี้การสแกนจะทำได้ผ่าน Windows Application เท่านั้น แต่ปัจจุบัน Software หลายๆ ค่ายสามารถสแกนเอกสารได้ผ่าน Web browser แล้วทำให้การใช้งานสะดวกมากขึ้น
Electronic Document Files
เอกสารนอกจากเป็นกระดาษที่นำเข้า Input Management ด้วยการสแกนแล้ว เอกสารที่เป็นอิเล็กทรอนิกส์ไฟล์ก็สามารถนำเข้าได้ โดย Software ส่วนใหญ่เปิดให้ browse ไฟล์ได้ และหากมีไฟล์เยอะๆ ก็สามารถรวมไว้ในโฟลเดอร์และ browse จากโฟลเดอร์ได้เลย รูปแบบของไฟล์ที่จะนำเข้าได้ส่วนใหญ่จะมีหลักๆ ดังนี้
- Image files (*.bmp, *.dib, *.tiff, *.jpeg, *.jpg, *.jb2, *.png, *.gif, *.pcx, *.dcx, *wdp, *.djvu)
- PDF files (*.pdf)
- Tables (*.xls, *.xlsx, *.ods)
- Microsoft Word (*.doc, *.docx)
- Microsoft Excel (*.xls, *.xlsx, *.ods)
Archived Files
เป็นไฟล์ที่ถูกเข้ารหัส ซึ่งถ้าด้านในเป็นไฟล์เอกสาร ก็สามารถแตกไฟล์ เพื่อนำไฟล์เอกสารเข้าไปเก็บ หรือถ้าไม่ใช่ก็สามารถเก็บ Archived ไฟล์ ได้เลย โดยทั่วไปจะมีไฟล์ 2 นามสกุลคือ *.zip และ *.rar
Email กลายเป็นส่วนหนึ่งในการทำงานไปแล้ว แต่ละวันมี email เข้ามาใน mail box ของเราหลายฉบับ จึงทำให้เกิดความต้องการที่จะเก็บ email เก่าๆ ที่สำคัญเก็บแยกไว้ เพื่อประโยชน์ในการค้นหาและนำมาใช้งานในอนาคต Software Input Management หลายๆ ค่ายจึงมีความสามารถให้เก็บ email ได้ใน 2 รูปแบบต่างๆ ดังนี้
- Original email file เป็นการเก็บไฟล์ต้นฉบับของ email เลย แต่สามารถนำเนื้อหาใน email มาเก็บเป็น index ได้
- Content file เป็นการแยกเก็บไฟล์ โดยเนื้อ email อาจจะเก็บเป็น Text file ส่วน attach file ก็แยกเก็บตามนั้น โดยจะเก็บรวมทุกไฟล์ใน email นี้อยู่ใน folder เดียวกันก็ได้ หรือจะแยกเก็บตามประเภทไฟล์ก็ได้เช่นกัน
นอกจากความสามารถในการเก็บแล้ว Input Management Software บางค่ายมี workflow มาให้ด้วย จึงใช้ประโยชน์จากการได้รับ email ใน mail box มาใช้ในการเป็นจุดเริ่มต้นการทำงานของ workflow
Existing Software
การเชื่อมต่อกับระบบอื่นๆ ก็เป็นประโยชน์สำคัญอีกอย่างของ Input Management Software โดยบางค่ายเปิดให้รับ input file จากระบบงาน ERP เพื่อให้การจัดเก็บเอกสารรวมศูนย์อยู่ที่เดียวกันทั้งองค์กร ทำให้บริหารจัดการง่ายขึ้น
Other Electronic Files
ยังมี input อีกหลายแบบที่สามารถนำเข้ามาใน Input Management Software ได้ เช่น
- Presentation (*.ppt, *.pps, *.pptx, *.ppsx, *.odp)
- Text Files (*.rtf, *.txt, *.odt, *.xml)
- Web Page (*.html, *.htm)
นอกจากไฟล์ประเภทต่างๆ ที่กล่าวมานี้ ที่สามารถนำเข้าไปเก็บใน Content Server ผ่านทาง Input Management Software ได้แล้ว ยังมีไฟล์อีกหลายชนิดที่สามารถเก็บไว้ใน Content Server ได้อีกเช่น ไฟล์วีดีโอ, mp3, MS Visio, AutoCAD ฯลฯ แต่ไฟล์เหล่านี้จะไม่ได้ส่งผ่านทาง Input Management Software
ในบทความถัดไป ผมจะนำเรื่อง Recognition มาเขียนให้ทุกท่านอ่าน เพื่อให้เข้าใจในอีกความสามารถหลักของ Input Management Software แบบเจาะลึกกัน
