แล้วปัญหาของคุณคืออะไร ถ้าคุณไม่แน่ใจ แต่คุณรู้ว่า มีปัญหา เรามาเริ่มจากการโฟกัส ที่ปัญหาทั่วไป หากข้อ ที่เรามักได้ยินจากลูกค้า ซึ่งเราคาดว่า หนึ่งในปัญหาเหล่านี้อาจตรงกับปัญหาของคุณ

          ใช้เวลาศึกษาสักนิด แล้วคุณอาจพบว่า ECM จะช่วยแก้ปัญหา โจรขโมยเวลา และ ตัวฆ่าประสิทธิภาพในการทำงาน ได้เป็นอย่างดี

ปัญหาที่พบบ่อย

1. ECM ช่วยในการปฏิบัติตามกฏเกณท์ข้อบังคับได้อย่างไร

          จำนวนของกฏข้อบังคับ และการตรวจสอบที่เพิ่มขึ้น ทั้งจากภายในและภายนอก ทำให้การติดตามเอกสาร เป็นเรื่องสำคัญกว่าที่ผ่านมา หนึ่งในตัวอย่างที่ดี คือ องค์การอาหารและยาของสหรัฐอเมริกา ในส่วนของความต้องการให้โรงงานจัดเตรียมการเข้าถึงข้อมูลและเอกสารที่จำเป็นเพื่อให้ องค์การอาหารและยา สืบสวนและตรวจสอบได้

          ข้อบังคับนี้เหมือนเป็นฝันร้ายของ โรงงานอาหารที่ไม่ได้มีการจัดเก็บเอกสารแบบเป็นระบบ ซึ่งอาจทำให้เกิดการ ขาดทุน หรือ อาจถึงขั้นต้องปิดโรงงาน ถ้ามีการเรียกคืนใบอนุญาตอาจทำให้เกิดการเสียหายเป็นล้านดอลล่าร์

          การใช้ ECM จะช่วยในการปฏิบัติตามข้อกำหนดและการตรวจสอบนี้ได้อย่างง่ายดาย ซึ่งโรงงานส่วนใหญ่จะพบว่า สามารถประหยัดต้นทุนจากการตรวจสอบ รวมถึง การเข้าถึงข้อมูลหรือเอกสารที่จำเป็น

          ยิ่งกว่านั้น Records management ที่เหมาะสม จะช่วยจัดการอายุของเอกสาร และการทำลายเอกสาร หรืออีกนัยหนึ่ง เป็นการกำหนดวันหมดอายุให้เอกสาร และเอกสารนั้นจะถูกทำลายโดยอัตโนมัติเมื่อครบกำหนด (หรืออาจส่ง email แจ้งเตือนให้จัดการเอกสารหรือ ให้คุณสามารถตรวจสอบและอนุมัติการทำลายเอกสาร)

ประโยชน์ด้านอื่น :

• เพิ่มการตอบสนองในการแก้ไข ข้อบังคับ และประกาศการเปลี่ยนแปลงข้อบังคับนั้น
• เก็บและแก้ไขเปลี่ยนแปลงได้โดยไม่ต้อง ทำสำเนาและส่งต่อสำเนาที่เปลี่ยนแปลง
• ให้ความปลอดภัยในการจัดเก็บข้อมูลหรือเอกสาร

2. จัดการเวอร์ชั่นของเอกสาร ECM ช่วยในการจัดการเอกสารทั้ง ควบคุมเวอร์ชันของเอกสาร ปัญหาเรื่องเอกสารสูญหาย จะกลายเป็นอดีต

          คุณมีเอกสารหลายเวอร์ชั่นเกินไปหรือเปล่า ถ้าคุณอยู่ในธุรกิจขายสินค้าหรือบริการ ธุรกิจจะประสบความสำเร็จได้อย่างไร ถ้า พนักงานขายแต่ละคน ถือ Price list ต่างเวอร์ชั่นกัน หรือ บางคนอาจใช้สัญญาหรือใบสั่งซื้อที่เลิกใช้แล้ว

          ความกังวลเรื่องเวอร์ชั่นเอกสารจะกลายเป็นอดีต เมื่อมีการใช้ ECM มาช่วยจัดการเวอร์ชั่นเอกสาร  เอกสารในธุรกิจ ไม่ว่าจะเล็กหรือใหญ่ จะถูกรวมไว้ที่ศูนย์กลางและควบคุมการจัดการการเปลี่ยนแปลงเอกสาร ซึ่ง ผู้ใช้งานสามารถเรียกใช้งานได้ ง่าย รวมถึงได้เอกสารเวอร์ชั่นที่ถูกต้อง

          ประโยชน์ในการจัดการเอกสารตั้งแต่การสร้าง การทำเวอร์ชั่น การกระจายเอกสารสำคัญ จะทำให้ ลูกค้าหรือผู้ใช้งานไม่ต้องใช้เอกสารเก่าในการทำงาน และไม่ต้องกังวลว่าหมายเหตุของเอกสารซึ่งเขียนบนเอกสารนั้น ๆ จะสูญหาย  ด้วยความสามารถในการสร้างคำค้น เอกสารที่เหมาะสมและสอดคล้องกัน

3. เพิ่ม ประสิทธิภาพการทำงานของ พนักงานด้วย ECM งานของพนักงานส่วนใหญ่เป็นการเดินเอกสารจากคนหนึ่ง ไปยังอีกคนหนึ่ง การใช้ ECM จะช่วยให้พนักงานทำงานได้มีประสิทธิภาพมากกว่าแค่การเดินเอกสาร

          มีเรื่องเล่าเกี่ยวกับผู้ใช้งานที่ ก่อนเริ่มใช้งาน ECM ได้มีวิธีการส่งเอกสารระหว่างออฟฟิศ โดยใช้ พนักงานส่งเอกสารโดยใช้รถกอล์ฟ  เอกสารเหล่านั้น เช่น เอกสารภาษี เอกสารด้านกฏหมาย เอกสารด้านบริหารทรัพยากรมนุษย์ ต้องถูกส่งต่อระหว่างหน่วยงาน ซึ่งอยู่ต่างอาคารกันด้วยพนักงานเดิน ซึ่งพนักงานเดินเอกสารนั้น ขับรถกอล์ฟ ส่งเอกสาร การส่งเอกสารเช่นนี้เป็นการทำงานที่ไม่มีมูลค่า

          องค์กรส่วนใหญ่มีการทำงานที่ไม่มีมูลค่า และบ่อยครั้งงานเหล่านั้นคือการส่งเอกสารระหว่างบุคคล เหมือนกับบริษัทที่ให้บริการด้านการเงิน บางแห่ง ที่เก็บ ข้อมูลใบสมัครขอกู้เงิน ไว้ที่สำนักงานใหญ่ และ เมื่อพนักงานที่สาขาต้องการใช้งานเอกสารนั้น ๆ  พนักงานที่สำนักงานใหญ่ ต้องค้นหาไฟล์เอกสารและค้นหาเอกสารที่ต้องการจากนั้น แฟกซ์ เอกสารนั้นไปยังสาขา

          ลองคิดถึงเวลาที่ต้องเสียไปในการดำเนินการ เหล่านี้  เริ่มตั้งแต่ พนักงานสาขาร้องขอเอกสารไปที่สำนักงานใหญ่   สำนักงานใหญ่ค้นหาเอกสารที่ต้องการ และแฟกซ์เอกสารไปยังสาขา พนักงานสาขา รอรับแฟกซ์ และตรวจสอบเอกสารว่าตรงกับเอกสารที่ร้องขอไป

          ระยะเวลาที่ต้องใช้ในการดำเนินการนี้ กระทบต่อการบริการและความพึงพอใจของลูกค้า ซึ่ง ผู้นำองค์กรเล็งเห็นถึงปัญหาและแก้ไขโดยการตัดกระบวนทำงานด้วยกระดาษออก โดยต้องทำให้การให้บริการลูกค้าดีขึ้น การนำ ECM มาใช้จะช่วยแก้ปัญหานี้ได้ ด้วยการใช้ workflow management เข้ามาจัดการ ความปลอดภัยของข้อมูลได้ถูกป้องกันโดย ระบบยอมให้เฉพาะผู้ใช้งานเท่านั้นที่มีสิทธิในการเข้าถึงเอกสาร ในช่วงเวลาที่ใช้งาน

          การใช้ workflow management เข้ามานี้ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานและตอบสนองความต้องการของลูกค้าได้รวดเร็วขึ้น รวมถึง ลดต้นทุน พนักงานเดินเอกสาร ด้วยการจัดการเอกสารแบบเก่าด้วย

4. สามารถตรวจสอบย้อน ข้อมูลของคุณ ช่วยในการจัดการด้านความปลอดภัยของเอกสาร ตั้งแต่การสร้าง จนถึงเอกสารนั้นถูกทำลาย เอกสารทั้งหมดจะเป็นการเก็บไว้ที่ศูนย์กลาง สามารถค้นหาและเชื่อมโยงไปยัง ข้อมูลที่เกี่ยวข้องกันได้

          คุณประสบปัญหาการติดตามเอกสารหรือไม่ ECM ช่วยให้การจัดเก็บและเข้าถึงเอกสารสำคัญ มีควาปลอดภัยมากขึ้น

          เมื่อเราพูดถึงเอกสารสำคัญเราหมายถึง อะไรก็ได้ที่มีความสำคัญกับองค์กร เช่น ถ้าคุณอยู่ใน ธุรกิจ บริการด้านการเงิน เอกสารหลักประกันและการกู้เงินคือเอกสารสำคัญ สำหรับธุรกิจประกันภัยเอกสารสำคัญคือเอกสารเคลมและกระบวนการเคลมประกัน ถ้าเป็นธุรกิจที่เกี่ยวกับสุขภาพ เอกสารสำคัญคือเอกสารทุกอย่างที่เกี่ยวกับคนไข้ ไม่ว่าธุรกิจคุณจะเล็กหรือใหญ่ เอกสารสำคัญสำหรับธุรกิจคุณคือเอกสารเกี่ยวกับการบริหารทรัพยากรบุคคล

          ลองจินตนาการถึงความอลหม่านถ้าลิงค์ข้อมูลสำคัญ ๆ สูญหายไป ในการนี้ เราไม่ได้หมายถึงแค่เอกสารที่เป็นกระดาษ แต่ยังรวมถึงเอกสารอิเล็กทรอนิค เช่น email, เอกสาร word, excel ซึ่งไม่ได้ถูกจัดเก็บที่ศูนย์กลางและมีการจัดการที่ไม่ดีในหรือ ยากในการเรียกใช้ จะให้เราเสียเวลาในการทำงาน ขาดประสิทธิภาพในการทำงานและ อาจมีการทำงานซ้ำซ้อน

          การใช้ ECM จัดการเกี่ยวกับ document lifecycle ในการจัดการเอกสารเริ่มตั้งแต่ การรับเอกสาร การจัดเก็บเอกสารที่ส่วนกลาง การค้นหาเอกสารได้ และ ลิงค์เอกสารไปยัง ส่วนที่เกี่ยวข้อง เช่น บัญชี ลูกค้า คนไข้ พนักงาน หรือส่วนอื่น ๆ  ช่วยให้การทำงานและการจัดการเอกสาร ง่ายขึ้น

          ไม่เพียงแค่ เอกสารอิเล็กทรอนิค เท่านั้น เอกสารอื่น ๆ เช่น ชาร์ตข้อมูลคนไข้ เอกสารประกอบการขอกู้เงิน ที่อยู่ในรูปกระดาษ ยังสามารถถูกจัดการได้อีกด้วย

5. ช่วยทำให้กระบวนการทำงานทางธุรกิจ เร็วขึ้น กระบวนการทำงานทางธุรกิจจะง่ายขึ้นเพื่อสนองตอบความต้องการขององค์กร

          กระบวนการทำงานทำให้ธุรกิจของคุณ ล่าช้าหรือไม่

          ประสิทธิภาพในการทำงานของธุรกิจ มีส่วนในความสำเร็จและความมั่นคงของกิจการ ไม่ว่าคุณจะโฟกัสที่ภาพรวม หรือประสิทธิภาพในการทำงานแบบวันต่อวันของพนักงาน รายละเอียดเกี่ยวกับเคลื่อนที่ของข้อมูลไปยังส่วนต่าง ๆ ภายในองค์กร จะมีผลต่อคุณอย่างไม่ต้องสงสัย

          กระบวนการทำงานในปัจจุบันอาจไม่ได้มีการทำเป็นเอกสารเอาไว้ ดังนั้น พนักงานอาจไม่สามารถปรับปรุงหรือเปลี่ยนแปลงให้ดีขึ้น กระบวนการทำงานอาจมีคุณค่าสูง ต้นทุนพนักงานที่ใช้ในการทำงานที่ไม่มีคุณค่าสูง หรือมีการทำงานซ้ำซ้อน

          กระบวนการทำงานทางธุรกิจหลายแห่งใช้การทำงาน ที่คุณใช้ทุกวัน เช่น email หรือ core application เช่น ERP ธุรกิจสามารถนำ ECM เข้ามาใช้งานได้โดย เราเริ่มต้นจากการ เชื่อมต่อ core application มายัง ECM เพื่อหลีกเลี่ยง silo ของข้อมูล และการลงทุนเพิ่มในเทคโนโลยีที่ใช้งานอยู่แล้ว

          การปรับปรุงกระบวนการทำงาน ต้องพิจารณากฏเกณท์ข้อบังคับและความเสี่ยงในการทำงาน ซึ่ง ECM ต้องช่วยในการจัดการเกี่ยวกับความต้องการในการควบคุมบังคับใช้ได้

          กระบวนการที่ไม่มีประสิทธิภาพ และไม่สอดคล้องกัน จะทำให้เราต้องเพิ่มเวลาในการตัดสินใจ รวมถึงการเสียประสิทธิภาพและกำไรจากการทำงาน และเพิ่มความเสี่ยงในการควบคุมบังคับใช้กฏเกณท์ต่าง ๆ

6. ปัญหาที่ต้องจัดการเอกสารที่มากเกินไป เอกสารเหล่านี้เช่น เอกสารใบสมัครงาน, ใบเสร็จรับเงิน, ใบสั่งงาน, ใบกำกับภาษี

          คุณมีเอกสารที่เป็นกระดาษ เยอะหรือไม่ และพร้อมหรือยังสำหรับการทำงานที่ไม่ใช้กระดาษ

          เมื่อเราพูดถึง ธุรกิจ กระดาษจำนวนเท่าไหร่ ถึงจะเรียกว่า กระดาษมากเกินไป บางครั้งคำตอบก็เป็นเรื่องส่วนบุคคล เหมือนกับ การบอกว่า จำนวนไฟล์ใน inbox เท่าไหร่ถึงเรียกว่ามาก แต่กับบางคน ออฟฟิศ ควรเต็มไปด้วยตู้เก็บเอกสารเพื่อเก็บเอกสารที่จำเป็น

          กระบวนการที่ล่าช้า ในการเรียกดูเอกสารที่เป็นกระดาษ เช่น ใบสมัครงาน ใบเสร็จรับเงิน ใบสั่งงาน ใบกำกับภาษี และ เอกสารอื่น ๆ ที่ต้องมีการใช้งานระหว่างแผนก รวมถึง ข้อมูลที่ไม่สมบูรณ์ หรือการทำงานซ้ำซ้อน เป็น อุปสรรคในการทำงานและเป็นตัวลดทอนประสิทธิภาพในการทำงาน การให้บริการลูกค้า และเป็นฝันร้ายของธุรกิจ ที่ต้องมีการแข่งขัน

          การใช้ ECM ในการจัดการเอกสาร ช่วยให้การจัดเก็บและเรียกใข้งาน ง่ายขึ้น ช่วยในการตัดสินใจได้รวดเร็วขึ้น และให้บริการลูกค้าได้อย่างรวดเร็ว รวมถึงลดต้นทุนในการจัดการเอกสาร ที่อยู่ในรูปกระดาษ

อ้างอิง : https://www.onbase.com/en/learn-ecm/todays-challenges#.Vomnavl97IV