ปัจจุบันนี้ ผู้คนหลายล้านคนทั่วโลกยังคงเคยชินกับการใช้กระดาษในชีวิตประจำวันทั้งที่บ้านและที่ทำงาน มองไปรอบๆ ตัวเราก็มักจะเห็นแผ่นกระดาษอยู่เสมอ ด้วยเหตุนี้ทำให้พวกเขาไม่สามารถทำงานได้มากขึ้น ด้วยเทคโนโลยีที่ถูกคิดค้นและพัฒนาตลอดระยะเวลาหลายปีมานี้ ทำไมผู้คนจึงยังไม่ได้รับความสะดวกสบายจากชีวิตที่ไม่ใช้กระดาษ (Paperless)
คำตอบคือ นิสัย หากคุณยังเคยชินกับการทำกิจวัตรแบบเดิม ๆ ก็ยากที่จะเลิกใช้กระดาษที่บ้านหรือที่ทำงาน ต่อไปนี้เป็นนิสัย 5 ประการที่คุณควรนำมาใช้เพื่อลดการใช้กระดาษในปีนี้:
1. หมั่นสแกนทุกอย่าง
เอกสารต่างๆ ที่ดูไม่สำคัญในตอนแรก และคุณอาจจะไม่รู้ว่าต้องการใช้เอกสารนี้เมื่อไหร่ เราขอแนะนำให้คุณมีนิสัยนี้เป็นลำดับแรก เพื่อเป็นจุดเริ่มต้นในการเลิกใช้กระดาษที่บ้านหรือที่ทำงาน เริ่มได้ง่ายและเริ่มได้เลยในวันนี้ เมื่อคุณได้รับเอกสารที่เป็นกระดาษจริงๆ ให้คุณสแกนและบันทึกลงในคอมพิวเตอร์ของคุณหรือจะเก็บไว้บนคลาวด์ก็ได้ ปัจจุบันมีแอปพลิเคชั่นสแกนเนอร์ดีๆ มากมายให้ติดตั้งบนสมาร์ทโฟนของคุณ ดังนั้นคุณสามารถทำได้ทันที จากนั้นคุณก็พิจารณาว่าเอกสารต้นฉบับที่เป็นกระดาษยังต้องเก็บไว้หรือไม่ ถ้าไม่ก็ทำลายทิ้งไป สำหรับใครที่มีเอกสารที่เป็นกระดาษเยอะมากในตอนนี้ เราขอแนะนำให้คุณใช้เครื่องสแกนเอกสารอัตโนมัติ และถ้าคุณต้องการให้เอกสารของคุณเป็นไฟล์ PDF ที่ค้นหาได้ก็ลองพิจารณาเครื่องที่มีความสามารถในการ OCR ได้
2. ใช้ผลิตภัณฑ์กระดาษตามปกติของคุณในเวอร์ชันดิจิทัล
โดยปกติแล้ว เราทุกคนมีผลิตภัณฑ์ที่เป็นกระดาษจริงสองสามชิ้นที่เราใช้ในชีวิตประจำวัน โดยที่เราไม่รู้ว่ามีผลิตภัณฑ์นั้นในเวอร์ชันดิจิทัลที่ดีกว่า ถ้าเป็นไปได้ให้เริ่มใช้ผลิตภัณฑ์เหล่านั้นในเวอร์ชันดิจิทัลตั้งแต่ต้น เพื่อทำให้กระดาษออกจากชีวิตของคุณให้ได้มากที่สุด ลองใช้ผลิตภัณฑ์เหล่านี้:
- GoodNotes แทนสมุดบันทึกกระดาษของคุณ
- ใช้ปฏิทินสมาร์ทโฟนในตัวของคุณแทนกระดาษวางแผน
- ใช้การช่วยเตือนหรือตัวจัดการงานเช่น Trello แทนการใช้บันทึกย่อช่วยเตือน
- ที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์เช่น zDox แทนตู้เก็บเอกสารของคุณ
3. เปิดจดหมายทั้งหมดของคุณที่ตู้ไปรษณีย์
เคล็ดลับนี้ดูเหมือนจะไม่ได้ช่วยอะไร แต่ก็สามารถทำให้เกิดการเลิกใช้กระดาษที่บ้าน ถ้าคุณเปิดจดหมายทั้งหมดของคุณที่กล่องไปรษณีย์ความยุ่งยากในชีวิตของคุณจะลดลงไปอย่างมาก แยกจดหมายที่ไม่สำคัญ เช่น ขยะหรือจดหมายข่าว เพื่อที่คุณจะได้ไม่ต้องนำจดหมายเหล่านี้ไปในบ้านหรือคอนโดของคุณ หากเป็นจดหมายสำคัญให้สแกนทันทีแล้วทิ้งไป และถ้าคุณต้องการเก็บรักษาเอกสารกระดาษนั้นให้สแกนแล้วนำไปเก็บไว้ในที่ที่เตรียมไว้เพื่อเก็บเอกสารสำคัญ
4. กำหนดวันในการตรวจสอบและการเคลียร์กระดาษประจำ
ทุกระบบมีข้อบกพร่องที่จะต้องได้รับการปรับให้เหมาะสม เราขอแนะนำให้คุณกำหนดเวลาการตรวจสอบระบบของคุณเองเป็นประจำสำหรับการใช้ชีวิตแบบไร้กระดาษทั้งที่บ้านและที่ทำงาน ซึ่งคุณตรวจสอบข้อบกพร่องและพยายามแก้ไขทุก 4 สัปดาห์ และพยายามถามตัวเองว่า “เมื่อไหร่บ้างที่ฉันได้รับกระดาษที่ไม่สามารถสแกนหรือโยนทิ้งทันทีและทำไม?” จากนั้นปรับกระบวนการของคุณเพื่อป้องกันไม่ให้เกิดขึ้นอีก การเลิกใช้กระดาษทั้งที่บ้านหรือที่ทำงาน คุณจะต้องมีวินัย ทุกๆ สองหรือสามเดือน เราแนะนำให้ทำงานที่เราเรียกว่า “เคลียร์กระดาษ” เป้าหมายคือการทำให้บ้านหรือที่ทำงานของคุณปราศจากกระดาษที่ไม่จำเป็นทั้งหมด เพราะมันเกิดช่องโหวของวินัยของคุณ ในระหว่างการเคลียร์กระดาษคุณจะทำดังนี้:
- ทิ้งกระดาษทุกแผ่นที่คุณไม่ต้องการ
- สแกนทุกสิ่งที่คุณคิดว่าในที่สุดก็มีความสำคัญ
- ตรวจสอบว่าไฟล์ดิจิทัลทุกไฟล์ตั้งชื่อหรือติดแท็กอย่างถูกต้อง
- จัดเรียงไฟล์ที่ไม่ได้เรียงลำดับทั้งหมดในระบบคลาวด์หรือแอปที่เหมาะสม
5. ขอเวอร์ชันดิจิทัลเสมอ
เมื่อใดก็ตามที่มีคนต้องการส่งเอกสารที่เป็นกระดาษให้กับคุณ ให้คุณขอเวอร์ชันดิจิทัล เมื่ออาจารย์มหาวิทยาลัยของคุณต้องการส่งเอกสารประกอบการบรรยายให้ถามว่าเขาสามารถอัปโหลด PDF แทนได้หรือไม่ เมื่อคุณได้รับจดหมายข่าวของ บริษัทหรือแคตตาล็อกที่คุณต้องการอ่านให้ถามบริษัทว่าสามารถส่งทางอีเมลแทนได้หรือไม่ ส่วนใหญ่แล้วธนาคารและบริษัท ประกันภัยสามารถส่งเอกสารทางอีเมลให้คุณได้ เพียงขออนุญาตจากคุณเท่านั้น นอกจากช่วยประหยัดเวลาและแรงงานเท่านั้น แต่ยังช่วยประหยัดค่ากระดาษอีกด้วย บริษัทเหล่านี้จะขอบคุณด้วยเหมือนกัน
การเริ่มต้นใช้นิสัยเหล่านี้เป็นเรื่องท้าทาย แต่การปรับใช้นิสัยเหล่านี้เป็นขั้นตอนแรกที่จะเลิกใช้กระดาษทั้งที่บ้านหรือที่ทำงาน ความยุ่งยากของการจัดการกระดาษจะน้อยลงและทำให้ชีวิตของคุยง่ายและเป็นระเบียบ
เริ่มต้นด้วยการนำเอกสารของคุณเก็บไว้ที่ https://www.zdox.net
