Enterprise
Content
Management
made easy
Alfresco เป็นซอฟท์แวร์ที่จัดอยู่ในกลุ่ม Enterprise Content Management (Link ที่ถูกสร้างขึ้นในปี พ.ศ. 2548 โดย John Newton (อดีตผู้ร่วมก่อตั้ง Documentum) และ John Powell (อดีต COO ของ Business Object) รวมไปถึงทีมพัฒนาที่มาจาก Documentum และ Oracle จำนวนหนึ่ง
ในตอนเริ่มต้นนั้น Alfresco สนใจที่จะพัฒนาเฉพาะในส่วนของ Document Management เท่านั้น แต่ต่อมาเมื่อความต้องการในตลาดมีมากขึ้น Alfresco จึงพัฒนาตัวเองให้เป็น Web Content Management และเพิ่มความสามารถขึ้นอีกโดยการนำเอา Business Process Management Engine ที่ชื่อว่า Activiti เข้ามาใช้ในการจัดการกระบวนการทำงาน และปัจจุบัน Alfresco ถือได้ว่าเป็น Enterprise Content Management เต็มตัวโดยเพิ่มเติมความสามารถต่างๆ อาทิเช่น Image management, Records management, Collaboration, Full text search, Clustering support, Online integration with Google Docs, Multi-language support, Integration with Microsoft Office ฯลฯ
Alfresco ได้รับการออกแบบ Architecture ให้สามารถขยายขนาดเครื่องแม่ข่ายได้ไม่จำกัด โดยจะประกอบไปด้วย 3 ส่วนหลักคือ data tier, services tier และ presentation tier
Data tier จะประกอบไปด้วย 2 ส่วนคือ File storage และ Database รองรับ MySQL, PostgreSQL, Oracle Database (Enterprise Edition), IBM DB2, Microsoft SQL Server (Enterprise Edition).
Service tier ถือเป็นส่วนประกอบหลักของ Alfresco จะเป็นเหมือนผู้ให้บริการงานในส่วนต่าง ๆ ของ ECM
Presentation tier ส่วนนี้ Alfresco จะเรียกว่า Share จะเป็น web user interface สำหรับ Document Management และ collaboration
Alfresco เหมาะกับผู้ใช้ในทุกระดับ ทั้งบริษัทขนาดเล็ก ขนาดกลาง และขนาดใหญ่ถึงใหญ่มาก รองรับการขยายตัวตามปริมาณไฟล์ สามารถเก็บไฟล์ได้มากกว่า 100 ล้านไฟล์ และยังมีให้เลือกใช้ 2 เวอร์ชั่น คือ
- Enterprise เวอร์ชั้นนี้จะเสียค่าใช้จ่ายในการใช้งานเป็นแบบ subscription คือเสียรายปี
- Community เวอร์ชั่นนี้จะฟรี รองรับการขยายตัวได้เช่นเดียวกับ Enterprise แต่จะจำกัดความสามารถบางอย่างเช่น การจะกำหนดให้ server scale ได้นั้นจะต้องอาศัยการ config แบบ manual แต่ถ้าเป็น Enterprise ก็จะมีหน้าเวปให้กำหนดเรื่องนี้ได้
ความสามารถหลักๆ ของ Alfresco คือ Document Management ผู้ใช้งานสามารถบริหารจัดการไฟล์หรือที่เรียกกันว่า Content นี้ได้ผ่านทางหน้าเวป นอกเหนือไปจากการสร้าง, แก้ไข, ลบ แล้วยังสามารถทำสิ่งเหล่านี้ได้
Metadata
ในทุกไฟล์สามารถกำหนดประเภทของไฟล์ (Document type) ได้ โดยในแต่ละประเภทสามารถกำหนดให้มี meta data หรือข้อมูลประกอบเก็บไว้คู่กับเอกสารได้ เช่น เอกสารใบกำกับภาษี ควรจะมี เลขที่ใบกำกับภาษี, เลขประจำตัวผู้เสียภาษี, ชื่อบริษัท, วันที่ และจำนวนเงิน เป็น metadata ข้อดีของ meta data คือ สามารถค้นหาไฟล์ได้จาก meta data และสามารถ export ไปยังระบบอื่นเพื่อใช้ในการทำงานต่อไปได้
Versioning
Alfresco จะแยกเก็บไฟล์ที่แก้ไขแล้วให้ต่างเวอร์ชั่น เพื่อที่จะได้ย้อนกลับไปดูไฟล์ในเวอร์ชั่นก่อนได้ ถ้าต้องการแก้ไขไฟล์จะต้องทำการ Check out ออกมาก่อน เพื่อเป็นการ lock ไฟล์ไม่ให้คนอื่นสามารถแก้ไขไฟล์นี้ได้ และเมื่อแก้ไขเสร็จแล้วก็จะต้องทำการ Check in ซึ่งในขั้นตอนนี้เองจะมีให้เลือกว่าจะกำหนดให้ไฟล์นี้เป็นเวอร์ชั่นอะไร
Transformations
มีไว้เพื่อช่วยผู้ใช้งานสามารถแปลงไฟล์เป็นประเภทอื่นได้ ส่วนใหญ่จะใช้ได้กับไฟล์เอกสาร Microsoft Office เช่น แปลง word ให้เป็น pdf แต่หากต้องการแปลงไฟล์ autocad ให้เป็น pdf จะต้องทำการซื้อ add-ons เพิ่มเติม
Enterprise Search
ช่วยให้ผู้ใช้สะดวกในการค้นหาไฟล์ได้ทั้ง ชื่อไฟล์, meta data รวมไปถึงเนื้อข้อมูลในไฟล์ โดยรองรับการค้นหาแบบ Full-text search
Audit
ในการใช้งานไฟล์และโฟลเดอร์ทุกขั้นตอน Alfresco จะบันทึกข้อมูลเก็บไว้ทั้งหมด สามารถเรียกดูได้ผ่านทางรายงาน
Rule
ผู้ใช้สามารถเพิ่มเงื่อนไขการใช้งานไฟล์ได้ เช่น สามารถกำหนดให้ทุกไฟล์ที่ upload เข้า folder จะต้องทำการ zip เก็บไว้
Enterprise Content Management Capabilities
Document Management
- Record Management
- Version Management
- Encryption
Web content management
- Digital marketing platform
- Collaborative environment
- Tool for online learning
Document Digitization
- Capturing, Storing and Retrieving content
- Electronic Scanning
- Optical character recognition (OCR)
Enterprise Search
- Fully support Thai search
- Ingestion, Indexing, Processing and Matching
- Query Processing
